Situatie
De managers van een middelgroot bouwbedrijf waren van mening dat ze te veel tijd kwijt waren met vergaderen. Ook al waren zij ervan overtuigd dat het belangrijk was om tijd te nemen voor discussies, waren zij niet tevreden met de resultaten die zij bereikten met de vergaderingen in termen van tijd die zij investeerden in vergelijking tot de kwaliteit van de uitkomsten, besluiten en implementatie die na afloop plaatsvond.
Aanpak
Het management team deed een workshop van twee dagen. De workshop begon met het aan de hand van een persoonlijke denkanalyse vaststellen waar van ieder lid van het managementteam de denkkracht lag. Zo wisten zij van elkaar wat ieders bijdragen was in het team en hoe zij gebruik konden maken van elkaars complementariteit in denken.
De Denkprofielen gaven hen inzicht in hoe de verschillende 'denkers' hun tijd en energie besteden aan het verzamelen van informatie, het verbeteren van de kwaliteit en het overtuigen van andere mensen. Tijdens de rest van de workshop lag de nadruk op het herkennen welk denkproces passend was op welk moment en hoe dat met de beschikbare Tools voor de Mind optimaal uit te voeren. Deze kennis bleek essentieel in het bereiken van de vooraf bepaalde doelen van de vergadering.
Resultaat
Als gevolg van het verwerven van de nieuwe vergadervaardigheden, waren de leden van het managementteam in staat om de productiviteit te verbeteren. Zij wisten nu welke ‘Mind Tools’ effectief waren bij welk vergaderpunt en wisten deze tools ook goed te gebruiken. Zij waren nu in staat om in kortere tijd hun denkkracht te richten op wat nodig was om het vergaderpunt naar behoeften af te werken. Dit leidde tot kostenbesparingen vanwege de verminderde vergadertijd, een hogere kwaliteit van uitkomsten, een betere verdeling van taken en projecten binnen het team en een verhoogde motivatie en betrokkenheid tijdens de vergadering.
Kwalitatieve resultaten:
- Toegenomen betrokkenheid van de deelnemers tijdens bijeenkomsten
- Toegenomen kwaliteit van de communicatie tijdens de vergaderingen
- Toegenomen focus op de gewenste uitkomsten vergadering
- Daling in de tijd die besteed is aan misverstanden en conflicten
- Toegenomen kwaliteit van de conclusies
- Grotere betrokkenheid bij de op te volgen actiepunten
- Het hebben van de juiste man, op de juiste plaats en op het juiste moment
Kwantitatieve resultaten:
De totale business impact is de jaarlijkse tijd bespaard door het management team als gevolg van de training.
Totale tijd die een lid van het managementteam en de coördinatoren doorbrachten in vergaderingen:
Voor de training: 36 uur per maand
Na de training: 28,8 uur per maand
Maandelijks tijdwinst per manager: 7,2 uur per maand
Jaarlijkse business impact: 12x7,2 = 86,4 uur per jaar
Totale tijd bespaard per maand x gemiddeld uurloon =
7,2 uur x 95 euro per uur = 684 euro per maand
Jaarlijkse verbetering: 6 managers x 684euro = 4104 euro per maand
resulterend in 4104x12 = 49.284 euro besparing per jaar
ROI
Totale opleidingskosten: 8.700 euro
Totale kostenbesparingen: 49.284 euro
ROI: 466%
De volgende strategieën en praktijken werden geïdentificeerd heeft bijgedragen tot het succes van de workshop:
- Het ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal gebaseerd op de Effectieve Intelligence methode
- Het identificeren van de individuele gevolgen van de Persoonlijke Denkprofielen
- Het ontwerpen van een agenda voor de vergaderingen
- Het simuleren van vergaderingen door middel van rollenspellen
- Ontwikkelen van een actieplan voor verbetering van de vergadering effectiviteit